Este artículo está orientado a micro empresarios, pequeños y medianos. Se tratará el tema con matemáticas básicas y apuntando a la comprensión del riesgo relacionado con la rentabilidad o ganancia de la empresa.
Una primera observación relevante que cualquier empresario debe tener siempre en mente es que la ganancia de la empresa no es la misma que la ganancia que cree poder obtener el o los dueños del negocio. Normalmente se tienden a confundir ambas y eso lleva a distorsión en la toma de decisiones. Una de las razones que explica esta distorsión es la falta de entendimiento de las relaciones que debe considerar la empresa con clientes, proveedores y la propia conducta de los competidores. Toda empresa implica riesgos que van más allá de nuestros deseos. Si aparece un competidor que atiende mejor a sus clientes y nos quita mercado, por más que esto nos enoje, dicho enojo no resolverá el problema. La atención de los clientes no es un tema nuevo y, a esta altura de los tiempos debería ser un tema sobre el cual debe uno anticiparse buscando formas novedosas de atención y relación con los compradores. En mercados con gran número de competidores esto será siempre un aspecto relevante que agrega riesgo al negocio. ¿Qué riesgos? El riesgo de reducir la ganancia derivado de una caída en las ventas con un efecto de tener una menor velocidad a la que salgan los inventarios. Esta sola causa nos lleva a entender que la venta no depende solamente del precio al cual se vendan los productos. Y, al final la ganancia que se esperaba se ha esfumado.
Otro ejemplo está relacionado con los proveedores. Un buen proveedor, preocupado por sus propias ventas siempre estará observando la conducta de sus empresas clientes. Y no le dará lo mismo lo que usted haga como cliente. Si usted no entrega a tiempo, no se preocupa de atender bien, se atrasa en los pagos, se está endeudando en exceso, etc. dicho proveedor lo calificará mal y no le dará prioridad, ya que proveerle a usted le agrega riesgo a él como proveedor. Muchas veces los empresarios no consideran estos vínculos “invisibles” y toman decisiones apresuradas. Lo que yo haga en el mundo de los negocios afecta a otros, nos guste o no, y viceversa. Al final, se va perdiendo reputación y nos vamos quedando aislados. Todos se irán percatando de estas conductas y, aunque nadie lo diga públicamente, se sabrá. Así son los mercados y la información “vuela” aunque no sea oficialmente reconocida.
Las tres cosas que deben tratarse con mucho cuidado
Hay tres medidas que deben tratarse con sumo cuidado y atención: El margen de ganancia, la rotación de los inventarios y el nivel de endeudamiento. Estas tres cosas afectan a la ganancia del negocio. Veamos cómo la afectan.
El margen de ganancia es el resultado de ventas netas – costo de la operación.
Ventas Netas son aquellas sin IVA ya que la empresa actúa como recaudadora de impuestos y no puede disponer de esos fondos por ningún motivo. Y costos de operación son aquellos que se relacionan estrictamente con el negocio. Si usted decide comprar un equipo de aire acondicionado y éste no tiene relación alguna con el giro estarán pasando dos cosas: la primera es que está reduciendo su margen de ganancia y, la segunda es que cuando declare sus ingresos y costos ante el SII lo más probable es que rechacen ese gasto porque no se una inversión para generar ganancia. De esta manera, es la propia empresa la que está reduciendo su ganancia con un gasto innecesario, y eso se considera un acto que afecta a los impuestos sobre la ganancia que la empresa debe pagar. Muchas veces nos ha tocado escuchar a empresarios que insisten en que un gasto era muy necesario. Nuestra sugerencia es que si piensa que tiene razón entonces deberá argumentar muy bien por qué su empresa es diferente de otras miles que hacen lo mismo. No hay que olvidar que el SII tiene en sus bases de datos otras miles de empresas como la suya y conoce bien cómo funcionan.
Sin embargo, también puede reducirse el margen de ganancia por la acción de los competidores, ya que si reducen sus costos de operación y bajan sus precios, su empresa se verá afectada. Por esto es importante actuar con sumo cuidado. Usted debería concentrarse en cómo reducir costos de operación. Especialmente en caso que usted sea comercializador de productos, ya que normalmente los precios a los cuales venderá serán muy parecidos a los precios de los competidores y, en tal sentido, su empresa NO TIENE PODER DE FIJAR PRECIOS A SU VOLUNTAD, salvo en un rango muy pequeño.
A través de lo anterior se puede observar que el margen de ganancia es uno de los determinantes de la rentabilidad. A mayor margen mayor rentabilidad y a menor margen menor la ganancia. Pero también vemos que dicho margen depende, aparte del efecto de los cambios de precio de los competidores, de varios otros factores asociados a los costos de operación (sueldos, costos de venta, gastos de administración, procesos técnicos, almacenamiento de inventarios, gastos de promoción y ventas, etc.); por lo tanto, el empresario debe conocer profundamente estos costos y ser muy cuidadoso en su tratamiento para reducir los riesgos de que dicho margen de ganancia se reduzca significativamente y ponga en peligro la utilidad del negocio.
En cuanto a la rotación de los inventarios de mercaderías, esta rotación se define como el tiempo que demora en venderse un cierto stock de mercaderías durante un trimestre, semestre, año. Para medir la rotación lo que se hace es dividir el Costo de Venta entre el valor de los Inventarios. Para ilustrar esto imagine que usted tiene un capital de $3.000.000 y compró mercaderías cada 15 días todos los meses, lo que significa que, en un año compró mercaderías en 24 oportunidades. Cada pedido le costó $150.000 y la venta de cada pedido se efectuaba dentro de los 15 días. Para simplificar el análisis supongamos que el valor de la venta de cada pedido fue de $200.000. Entonces la empresa vendió $200.000 x 24 = $4.800.000 e invirtió $150.000 x 24 = $3.600.000 en mercaderías. Ahora, simplifiquemos más el cálculo y supongamos que no tuvo costo de bodegaje o algún otro costo (un amigo le prestó una bodega gratuitamente). De los datos se concluye que el Margen de Ganancia = Ventas – Costo de Ventas sería $4.800.000 – $3.600.000, es decir $1.200.000. ¿Cuánta ganancia representó este valor sobre el Capital de $3.000.000? Dividiendo $1.200.000 / $3.000.000 = 40%, y ¿cuánto representó el $1.200.000 sobre la inversión en mercaderías? $1.200.000 / $3.600.000 = 25%.
Muy bien, ahora veamos cuál es el efecto si tuviese costo de bodegaje. Por ejemplo, suponga que el arriendo de una bodega fuese de $50.000 al mes. Esto significa que en un año tendrá un gasto adicional de $50.000 x 12 meses = $600.000. Su Costo de Venta pasó de $3.600.000 a $4.200.000 y su margen de ganancia se redujo de $1.200.000 a la mitad ($600.000). Con esto, el efecto sobre el Margen de Ganancia le redujo la rentabilidad del Capital a $600.000 /$3.000.000 = 20% y la rentabilidad de la inversión en mercaderías más bodegaje se redujo a $4.800.000 – $4.200.000 = $600.000 y $600.000/$4.200.000 = 14%. Ahora ya puede imaginarse qué pasaría si hubiese comprado cada 15 días pero hubiese vendido sólo la mitad de lo comprado. No sólo se reducirían el margen de ganancia y las rentabilidades sobre el capital de la empresa y la inversión en stocks. Por lo tanto, vemos que en este caso la rotación del inventario disminuye y, con ello, la rentabilidad. Claramente una rotación de $3.600.000/$150.000 = 24 veces es mejor que $3.600.000/$300.000 = 12 veces y, para peor, se quedó con la mitad de los inventarios en bodega. Mal, ¿no es cierto?
Mientras más tiempo pase almacenado el inventario y se demore su venta a los clientes, menor es la rentabilidad o ganancia que se obtiene. Cada vez que se compra mercaderías para vender (o se produce mercadería en el caso de productores) se está realizando una inversión de dinero por la cual se espera una ganancia. Si la mercadería almacenada se demora un mes en venderse, la cuenta que uno debe sacar es cuánto me cuesta el arriendo de bodega, procesar el almacenaje, los gastos asociados al cuidado de esas mercaderías, el sueldo del trabajador que maneja la bodega y otros gastos relacionados mientras la mercadería está inmovilizada y no genera ganancia. A mayor tiempo de demora menor la ganancia. Y también debe analizarse por qué no está saliendo esa mercadería, ya que cada día que pasa se está perdiendo dinero. Cada centavo cuenta, y tan importante como vender lo es también el cuidado de los costos.
Esto nos lleva a pensar cuidadosamente en aspectos tales como cuál es el volumen óptimo de mercadería que debiera tener en bodega para optimizar costos de bodega por los metros cuadrados que esto implica arrendar, por qué se está demorando la venta, será o no necesario hacer una promoción para reducir la pérdida, cuál es el gasto adecuado para el cuidado de las mercaderías y reducir las mermas, o su obsolescencia, etc.
Finalmente se puede hacer el ejercicio agregándole endeudamiento. Suponga que para comprar mercaderías se endeudó con el banco (crédito para capital de trabajo). Si la mercadería se vende más lentamente usted está con un mayor riesgo de no pagar las cuotas del crédito. Entonces, si tomamos en cuenta que los precios no pueden variar demasiado, que las mercaderías no se venden a la velocidad requerida y además debe pagar un crédito, la rentabilidad o el margen de ganancia se verá seriamente afectado.
Estas son las razones más básicas para alentarlo a gestionar muy cuidadosamente los costos de operación y a entender que la rentabilidad del negocio está expuesta a riesgos de reducción de precios (por la acción de competidores), lentitud en las ventas (por falta de demanda) y quedar con más inventario que lo requerido (por la suma de la falta de demanda, lentitud de ventas y menor rotación de los inventarios) y por financiamiento mediante deuda. Los tres factores afectan a la rentabilidad de un negocio.
Como última reflexión es preciso hacer notar que no estamos sugiriendo que no se endeude. Hágalo siempre y cuando tenga una alta posibilidad de vender en el tiempo adecuado para que no se quede con exceso de inventario de mercaderías, tenga muy controlado sus costos de operación y asegure el margen de ganancia sobre la inversión para que no experimente una caída inesperada. Elabore un presupuesto de ventas considerando un rango de variación realista y considerando esta variación en su política de compras, entérese de lo que está pasando en el mercado para que actúe de modo informado y tome las mejores decisiones posibles, anticípese con promociones cuando vea una oportunidad y trate de hacer mejoras en su operación para reducir costos, que es una de las más potentes armas para competir con éxito.